Tietosuojalait uudistuvat, onko seuranne valmis?

Suomen ja EU:n tietosuojalait ovat uudistumassa. Siten FKA:n jäsenseurojenkin pitää 25.5.2018 alkaen soveltaa henkilötietorekisteriensä ylläpitoon EU:n yleistä tietosuoja-asetusta (GDPR = General Data Protection Regulation).

Käytännössä tämä edellyttää FKA:n jäsenseuroilta näiden kolmen toimenpiteen tekemistä 25.5.2018 mennessä:

1. Nimetkää tietosuojavastaava, jonka tehtävänä on tietosuojaa koskevien asioiden huomioon ottaminen seuranne toiminnassa ja joka toimii yhteyshenkilönä rekisteröidyn oikeuksiin ja viranomaisvalvontaan liittyvissä kysymyksissä
2. Laatikaa tietosuojaselosteet seuranne hallinnoimista henkilötietorekistereistä, esim. jäsenrekisteristä ja tiedotuksessa käytettävistä sähköpostilistoista (jokaisesta omansa) ja laittakaa ne näkyville esim. seuranne verkkosivuille
3. Tehkää salassapitosopimus (NDA) mahdollisten kolmansien osapuolien kanssa, jos heillä on pääsy ko. henkilötietorekistereihinne

FKA:lla on selvityksessä, miten Seuramappia jäsenrekisterinään käyttävien seurojen tietosuojakäytäntö hoidetaan. Samoin graduointien, leirien ja kisojen ilmoittautumistietojen tietosuoja. Näistä on tulossa lisätietoja myöhemmin tässä kuussa.

Uudet kyu-graduointisäännöt on julkaistu – mikä muuttuu?

Suomen kendoliiton (FKA) uudet kyu-graduointisäännöt on julkaistu FKA:n kotisivuilla ja ne ovat voimassa 1.1.2018 lähtien. Mikä sitten käytännössä muuttuu? Tässä lyhyt yhteenveto.

Suurimmat muutokset koskevat aikarajoja. Iaidossa kyu-kokeiden vähimmäisaikaväli on jatkossakin 4.-1. kyun tapauksessa 3 kk. Sen sijaan 6. ja 5. kyu suoritetaan peruskurssilla tai sen jälkeen, kun kokelas on ohjaajan arvion mukaan siihen valmis, ilman ehdotonta aikarajaa.

Kendossa ja jodossa kyu-kokeiden vähimmäisaikaväli on 5.–1. kyun tapauksessa 3 kk. Sen sijaan 6. kyun kohdalla 3 kk on ohjeellinen vähimmäisaikaväli – intensiiviset peruskurssit, joiden päätteeksi graduoidaan 6. kyu, voivat jatkossa olla kestoltaan lyhyempiä kuin 3 kk.

Itse graduointisuorituksiin tulee kendon puolella sellainen muutos, että 1. kyun kokeessa kata tehdään jatkossa ensimmäisenä, ennen ji-geikoa (saman pätee jatkossa myös kendon dan-arvojen kokeisiin). Tällä muutoksella FKA haluaa lisätä katan arvostusta kendon harrastajien keskuudessa.

Jodon puolella graduointisuoritusten kuvaus muutettiin väljempään muotoon, mikä mahdollistaa sen, että ohjaaja / raati voi muokata graduoinnin sisällön oman harkintansa mukaan kulloisiinkin olosuhteisiin parhaiten sopivaksi. 6.-5. kyun kokeissa tehdään jodon perusteita, joiden sisältö on ohjaajan harkinnassa. 4.-1. kyun kokeissa graduointiraadin korkea-arvoisin jäsen valitsee suoritettavat katat ja kihonit.

Leirin järjestäjän muistilista

Haluaisiko kendoseuranne järjestää leirin, mutta ette ole varmoja, mitä kaikkea se vaatisi? Ei hätää, tässä muistilista, jossa on käyty läpi kaikki olelliset asiat. Ei muuta kuin tuumasta toimeen!

1.     Pääopettaja

  • kutsu leirille pääopettaja (hyödynnä seuran / liiton olemassa olevia kontakteja)
  • selvitä pääopettajan aikataulut ja sovi leirin ajankohdasta (varmista, ettei mene päällekkäin muiden tapahtumien kanssa)

2.     Sali

  • varaa riittävän iso sali, valtakunnalliselle leirille oltava vähintään luokkaa 500-600 m2
  • lattiamateriaalin on oltava kendolle soveltuva, käy paikanpäällä toteamassa
  • varmista salimajoituksen onnistuminen (tarvitaanko ilmoitus pelastuslaitokselle)

3.     Aikataulu

  • sovi opettajan kanssa leirin alustavasta aikataulusta

4.     Muut opettajat

  • lähetä kutsut muille ulkomaisille/kotimaisille opettajille

5.     Juniorit

  • selvitä liiton juniorivastaavalta, järjestetäänkö leirillä oma harjoitteluryhmänsä junioreille
  • sovi liiton juniorivastaavan kanssa junioreiden opettajista ja ohjelmasta (myös illanvietosta)

6.     Graduoinnit

  • selvitä, ketkä pääsisivät mukaan graduointiraatiin (siitä riippuu, minkä kyu-/dan-arvojen graduoiminen leirillä voidaan järjestää)
  • kun tiedät graduointiraadin jäsenet, ole yhteydessä liiton vastuuhenkilöön, joka rekisteröi tilaisuuden EKF:n tietokantaan (dan-graduoinnit pitää rekisteröidä EKF:n tietokantaan viimeistään kuukautta ennen tapahtumaa)

7.     Aloita tiedottaminen

  • perusta seuran / liiton kotisivuille leirin tapahtumasivu ja sinne ohjaava Facebook-tapahtumasivu
  • julkaise sähköpostilistoilla, Facebookissa ja keskusteluryhmissä leirin ennakkotiedote
  • täydennä leirin tietoja kotisivuille sitä mukaan, kun ne varmistuvat

8.     Lauantai-illan Get-together-party

  • pyydä tarjoukset saunan tms. tilan vuokralle lauantai-illan yhteistä illanviettoa varten

9.     Aamupala

  • pyydä ravintoloilta / ruokapalveluilta tarjoukset aamupalan järjestämisestä

10.  Hotelli

  • pyydä hotelleilta tarjoukset ja neuvottele / varaa opetajille hotellimajoitus leirin ajaksi

11.  Budjetti

  • tee alustava budjetti
  • arvioi leirin menot: ulkomaalaisten opettajien lentoliput, kuljetus-, majoitus- ja ruokailukulut, salivuokra, aamupalat, lauantai-illan get-together-partyn kulut (opettajille juomat ja naposteltavaa), opettajien lahjat
  • arvioi leirille osallistuvien lukumäärä
  • sovita osallistumismaksut siten, että jää puskuria mahdollisia juoksevia menoja varten (paljonko maksaa osallistuminen koko leirille, entä yhdelle päivälle, annetaanko junnuille / maajoukkueelle alennusta)

12.  Avaa ilmoittautuminen

  • kun osallistumismaksut on lukittu, perusta / julkaise verkkolomake ilmoittautumisia varten
  • jos leirille on tulossa myös ulkomaalaisia, julkaise ilmoitautumislomakkeesta myös englanninkielinen versio (ohjeista ulkomaalaisia maksamaan osallistumismaksu käteisellä)
  • viittaa lomakkeen johdannossa mahdollisimman paljon leirin kotisivuille, jotta mahdollisia muutoksia ei tarvitsisi päivittää useampaan paikkaan, nämä riittää: mitä, missä, milloin, milloin viimeistään pitää ilmoittautua, miten voi perua, paljonko maksaa, miten maksetaan, keneltä lisätietoja
  • esim. seuraavat tiedot on hyvä pyytää ilmoittautumisen yhteydessä: etunimi, sukunimi, syntymäaika, osoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite, nykyinen kyu-/dan-arvo, ikäluokka, alle 18-vuotiaalta huoltajan nimi ja puhelinnumero, kansallisuus, kotiseura, osallistumispäivät, salimajoituksen tarve, mahdolliset ruoka-aineallergiat, osallistuminen graduointiin, graduoitava arvo, suosittelija graduointiin
  • pyydä liiton jäsenvastaavaa tarkistamaan, etä ilmoittautuneiden vakuutukset ovat voimassa

13.  Saattajat ulkomaalaisille opettajille

  • selvitä, kuka hakee ulkomailta saapuvat opettajat lentokentältä ja tuo heidät leiripaikalle (osaako japania, onko autoa)
  • selvitä, kuka kaitsee ulkomailta saapuvia opettajia leirin ajan, kyyditsee hotellilta leiripaikalle, vie syömään

14.  Tulkki

  • selvitä, kuka toimii ulkomaalaisten opettajien tulkkina harjoituksissa

15.  Liput

  • jos kyseessä on liiton leiri, selvitä missä liiton liput ovat ja kuka ne tuo leiripaikalle (Suomen, Japanin ja FKA:n liput)
  • varaa leirille mukaan ilmastointiteippiä lippujen seinälle kiinnittämistä varten

16.  Kendovarustekaupat

  • kutsu leirille mukaan kendovarustekauppojen edustajat ja hehkuta heitä osana leirin hypettämistä

17.  Tiedottaminen

  • jatka leirin hypettämistä somessa, jotta osallistujatavoite varmasti saavutetaan
  • tee kartta, jotta osallistujat varmasti löytävät salilta lauantain illanviettopaikalle

18.  Avustajien työnjako, kuka vastaa

  • leirille saapuvien sisäänkirjaamisesta
  • salimajoituksen yövalvonnasta
  • aamupalan hakemisesta / tarjoilulinjaston perustamisesta
  • ensiapupisteen toiminnasta (vähintään yksi EA-kortin omaava, jolle ensiapulaukku)

19.  Osta

  • kertakäyttöastiat aamupalalle
  • opettajille virvokkeita saliin
  • opettajille juomat ja naposteltavaa lauantain illanviettoa varten
  • opettajille lahjat

20.  Tulosta mukaan

  • opasteet leiripaikan ulko-oveen, sisäänkirjautumispisteen pöydän reunaan, pukuhuoneiden oviin (naiset, miehet, opettajat), lauantain illanviettopaikkaa varten
  • aikataulu leiripaikan aulaan
  • osallistumislista sisäänkirjautumista varten
  • graduointiin osallistuvien lista, kukin arvo ikäjärjestyksessä nuorimmasta vanhimpaan

21.  Ota mukaan

  • maalarinteippiä opasteiden kiinnittämistä varten
  • kyniä sisäänkirjaamista varten
  • iso tussi ja paperia lisäopasteita varten
  • pöydät ja tuolit graduointiraadille, jos leiripaikalla ei entuudestaan niitä ole

22.  Valmistelut leiripaikalla juuri ennen leirin alkua

  • nouda leiripaikan avain ajoissa
  • varmista, että hälytykset ovat yöllä poissa
  • kiinnitä opasteet
  • perusta sisäänkirjautumispiste ulko-oven välittömään läheisyyteen ja nakita siihen joku merkitsemään osallistujaluetteloon kaikki leirille saapuvat ja varmistamaan, että kaikki ovat maksaneet osallistumismaksunsa ja mahdollisen dan-graduoinnin yritysmaksun
  • teippaa mahdolliset lentopalloverkkojen yms. tolpanpaikkojen kiekot maalarinteipillä kiinni salin lattiaan, jotta eivät kesken harjoitusten pomppaa irti ja aiheuta loukkaantumisia
  • kiinnitä liput salin seinälle

23.  Leirin jälkeen

  • tee kuluselvitys
  • ota kopiot kuiteista
  • tilitä käteisellä maksetut osallistumismaksut ja graduointirahat
  • graduoinnin jälkeen toimita tiedosto läpipäässeistä kandidaateista liitolle

Tässtä ohjeesta löytyy pdf-versio FKA:n kotisivuilta: http://kendoliitto.fi/jasenille/kilpailujen-ja-tapahtumien-jarjestaminen/