Haluaisiko kendoseuranne järjestää leirin, mutta ette ole varmoja, mitä kaikkea se vaatisi? Ei hätää, tässä muistilista, jossa on käyty läpi kaikki olelliset asiat. Ei muuta kuin tuumasta toimeen!
1. Pääopettaja
- kutsu leirille pääopettaja (hyödynnä seuran / liiton olemassa olevia kontakteja)
- selvitä pääopettajan aikataulut ja sovi leirin ajankohdasta (varmista, ettei mene päällekkäin muiden tapahtumien kanssa)
2. Sali
- varaa riittävän iso sali, valtakunnalliselle leirille oltava vähintään luokkaa 500-600 m2
- lattiamateriaalin on oltava kendolle soveltuva, käy paikanpäällä toteamassa
- varmista salimajoituksen onnistuminen (tarvitaanko ilmoitus pelastuslaitokselle)
3. Aikataulu
- sovi opettajan kanssa leirin alustavasta aikataulusta
4. Muut opettajat
- lähetä kutsut muille ulkomaisille/kotimaisille opettajille
5. Juniorit
- selvitä liiton juniorivastaavalta, järjestetäänkö leirillä oma harjoitteluryhmänsä junioreille
- sovi liiton juniorivastaavan kanssa junioreiden opettajista ja ohjelmasta (myös illanvietosta)
6. Graduoinnit
- selvitä, ketkä pääsisivät mukaan graduointiraatiin (siitä riippuu, minkä kyu-/dan-arvojen graduoiminen leirillä voidaan järjestää)
- kun tiedät graduointiraadin jäsenet, ole yhteydessä liiton vastuuhenkilöön, joka rekisteröi tilaisuuden EKF:n tietokantaan (dan-graduoinnit pitää rekisteröidä EKF:n tietokantaan viimeistään kuukautta ennen tapahtumaa)
7. Aloita tiedottaminen
- perusta seuran / liiton kotisivuille leirin tapahtumasivu ja sinne ohjaava Facebook-tapahtumasivu
- julkaise sähköpostilistoilla, Facebookissa ja keskusteluryhmissä leirin ennakkotiedote
- täydennä leirin tietoja kotisivuille sitä mukaan, kun ne varmistuvat
8. Lauantai-illan Get-together-party
- pyydä tarjoukset saunan tms. tilan vuokralle lauantai-illan yhteistä illanviettoa varten
9. Aamupala
- pyydä ravintoloilta / ruokapalveluilta tarjoukset aamupalan järjestämisestä
10. Hotelli
- pyydä hotelleilta tarjoukset ja neuvottele / varaa opetajille hotellimajoitus leirin ajaksi
11. Budjetti
- tee alustava budjetti
- arvioi leirin menot: ulkomaalaisten opettajien lentoliput, kuljetus-, majoitus- ja ruokailukulut, salivuokra, aamupalat, lauantai-illan get-together-partyn kulut (opettajille juomat ja naposteltavaa), opettajien lahjat
- arvioi leirille osallistuvien lukumäärä
- sovita osallistumismaksut siten, että jää puskuria mahdollisia juoksevia menoja varten (paljonko maksaa osallistuminen koko leirille, entä yhdelle päivälle, annetaanko junnuille / maajoukkueelle alennusta)
12. Avaa ilmoittautuminen
- kun osallistumismaksut on lukittu, perusta / julkaise verkkolomake ilmoittautumisia varten
- jos leirille on tulossa myös ulkomaalaisia, julkaise ilmoitautumislomakkeesta myös englanninkielinen versio (ohjeista ulkomaalaisia maksamaan osallistumismaksu käteisellä)
- viittaa lomakkeen johdannossa mahdollisimman paljon leirin kotisivuille, jotta mahdollisia muutoksia ei tarvitsisi päivittää useampaan paikkaan, nämä riittää: mitä, missä, milloin, milloin viimeistään pitää ilmoittautua, miten voi perua, paljonko maksaa, miten maksetaan, keneltä lisätietoja
- esim. seuraavat tiedot on hyvä pyytää ilmoittautumisen yhteydessä: etunimi, sukunimi, syntymäaika, osoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite, nykyinen kyu-/dan-arvo, ikäluokka, alle 18-vuotiaalta huoltajan nimi ja puhelinnumero, kansallisuus, kotiseura, osallistumispäivät, salimajoituksen tarve, mahdolliset ruoka-aineallergiat, osallistuminen graduointiin, graduoitava arvo, suosittelija graduointiin
- pyydä liiton jäsenvastaavaa tarkistamaan, etä ilmoittautuneiden vakuutukset ovat voimassa
13. Saattajat ulkomaalaisille opettajille
- selvitä, kuka hakee ulkomailta saapuvat opettajat lentokentältä ja tuo heidät leiripaikalle (osaako japania, onko autoa)
- selvitä, kuka kaitsee ulkomailta saapuvia opettajia leirin ajan, kyyditsee hotellilta leiripaikalle, vie syömään
14. Tulkki
- selvitä, kuka toimii ulkomaalaisten opettajien tulkkina harjoituksissa
15. Liput
- jos kyseessä on liiton leiri, selvitä missä liiton liput ovat ja kuka ne tuo leiripaikalle (Suomen, Japanin ja FKA:n liput)
- varaa leirille mukaan ilmastointiteippiä lippujen seinälle kiinnittämistä varten
16. Kendovarustekaupat
- kutsu leirille mukaan kendovarustekauppojen edustajat ja hehkuta heitä osana leirin hypettämistä
17. Tiedottaminen
- jatka leirin hypettämistä somessa, jotta osallistujatavoite varmasti saavutetaan
- tee kartta, jotta osallistujat varmasti löytävät salilta lauantain illanviettopaikalle
18. Avustajien työnjako, kuka vastaa
- leirille saapuvien sisäänkirjaamisesta
- salimajoituksen yövalvonnasta
- aamupalan hakemisesta / tarjoilulinjaston perustamisesta
- ensiapupisteen toiminnasta (vähintään yksi EA-kortin omaava, jolle ensiapulaukku)
19. Osta
- kertakäyttöastiat aamupalalle
- opettajille virvokkeita saliin
- opettajille juomat ja naposteltavaa lauantain illanviettoa varten
- opettajille lahjat
20. Tulosta mukaan
- opasteet leiripaikan ulko-oveen, sisäänkirjautumispisteen pöydän reunaan, pukuhuoneiden oviin (naiset, miehet, opettajat), lauantain illanviettopaikkaa varten
- aikataulu leiripaikan aulaan
- osallistumislista sisäänkirjautumista varten
- graduointiin osallistuvien lista, kukin arvo ikäjärjestyksessä nuorimmasta vanhimpaan
21. Ota mukaan
- maalarinteippiä opasteiden kiinnittämistä varten
- kyniä sisäänkirjaamista varten
- iso tussi ja paperia lisäopasteita varten
- pöydät ja tuolit graduointiraadille, jos leiripaikalla ei entuudestaan niitä ole
22. Valmistelut leiripaikalla juuri ennen leirin alkua
- nouda leiripaikan avain ajoissa
- varmista, että hälytykset ovat yöllä poissa
- kiinnitä opasteet
- perusta sisäänkirjautumispiste ulko-oven välittömään läheisyyteen ja nakita siihen joku merkitsemään osallistujaluetteloon kaikki leirille saapuvat ja varmistamaan, että kaikki ovat maksaneet osallistumismaksunsa ja mahdollisen dan-graduoinnin yritysmaksun
- teippaa mahdolliset lentopalloverkkojen yms. tolpanpaikkojen kiekot maalarinteipillä kiinni salin lattiaan, jotta eivät kesken harjoitusten pomppaa irti ja aiheuta loukkaantumisia
- kiinnitä liput salin seinälle
23. Leirin jälkeen
- tee kuluselvitys
- ota kopiot kuiteista
- tilitä käteisellä maksetut osallistumismaksut ja graduointirahat
- graduoinnin jälkeen toimita tiedosto läpipäässeistä kandidaateista liitolle
Tässtä ohjeesta löytyy pdf-versio FKA:n kotisivuilta: http://kendoliitto.fi/jasenille/kilpailujen-ja-tapahtumien-jarjestaminen/